Шаблон ФИС ФРДО для ДПО: разбор всех столбцов

Организация выдала 60 удостоверений о повышении квалификации, методист собрал данные в таблицу — и пакет не принимается. Причина в девяти случаях из десяти не в самих данных, а в том, что шаблон заполнен не по правилам: где-то лишний столбец, где-то серия оставлена пустой, где-то в отчестве два пробела подряд.

Эта статья — про конкретный шаблон: тот, что скачивается в модуле ДПО и используется для дипломов о профессиональной переподготовке, удостоверений о повышении квалификации и справок об обучении. Разбор общего порядка работы с шаблонами — в статье о шаблоне ФИС ФРДО и его загрузке; здесь — построчный разбор полей именно для ДПО и требования к формату каждого из них.

Всё, что ниже, — из инструкции по заполнению шаблона ДПО (редакция от 26.06.2025) и из самого файла шаблона. Ссылки на источники — в конце статьи.

Откуда брать шаблон и почему нельзя чужой

Шаблон скачивается кнопкой «Скачать шаблон» в модуле ДПО, в разделе «Пакеты документов». Не с почты коллеги, не из прошлогодней папки, не из статьи в интернете — состав столбцов и справочники меняются, а система сверяет структуру файла со своей.

Два требования, которые нарушают чаще всего:

• Заполняется лист «Шаблон». В файле есть и второй лист — «Проверки», в нём лежат справочники для выпадающих списков. Данные вносятся только на первый.
• Дополнительные листы создавать нельзя. Инструкция формулирует это прямо: вся информация должна находиться на одном листе, создание и заполнение дополнительных листов не допускается. Своя колонка «для внутреннего учёта» — тоже нарушение структуры.

Сохранять файл нужно в формате .xlsx: «Файл» → «Сохранить как» → тип файла «Книга Excel (*.xlsx)». Старый формат .xls система не принимает.

Четыре цвета столбцов — четыре разных правила

Заливка ячейки в шапке шаблона — не оформление, а инструкция. Цветов четыре, и каждый означает своё:

Все столбцы шаблона ДПО: что в каждый вносить

Порядок столбцов в файле фиксированный. Ниже — полный состав действующего шаблона.

Про код гражданства стоит сказать отдельно: это не название страны, а числовой код по Общероссийскому классификатору стран мира. Россия — 643, и это самая частая точка отказа у тех, кто вносит слушателей из СНГ. Полная таблица кодов — в статье про коды стран ОКСМ для ФИС ФРДО.

Ограничения формата, на которых спотыкаются

Система проверяет не только заполненность, но и допустимые символы. Правила отличаются от поля к полю, и это не придирка: часть ограничений связана с тем, что данные потом сверяются автоматически.

Фамилия, имя, отчество

Только кириллица. Из знаков допускаются дефис, точка, апостроф, пробел и скобки. Отдельно оговорены запреты, которые ловят при импорте из чужих таблиц:

• пробел или дефис в начале и в конце строки запрещены;
• два и более пробела или дефиса подряд не допускаются;
• объём — до 50 символов на каждое поле.

Двойные пробелы почти невозможно заметить глазами. Если данные переносятся из старой таблицы, прогоните столбцы с ФИО через «Найти и заменить»: два пробела на один, и так несколько раз, пока замен не останется.

Серия, номер, регистрационный номер

Здесь допустимы и кириллица, и латиница, и цифры, из знаков — точка, дефис, пробел, слэш. Объёмы разные: серия до 20 символов, номер до 40, регистрационный номер до 30. Серия и номер обязательны для всех видов документов, кроме справки об обучении.

Даты и годы

Даты — строго в формате дд.мм.гггг, годы — гггг. Excel любит превращать даты в свой внутренний формат и показывать их как «20.06.2012», храня при этом число. Перед сохранением проверьте, что столбец с датами имеет текстовый формат и значения выглядят именно так, как их видит человек.

По годам обучения действуют встроенные проверки: год начала не может быть раньше 1978 для оригинала и раньше 1955 для дубликата, не может быть больше текущего, а год окончания не может быть меньше года начала.

Наименования программы и квалификации

Это самые «широкие» поля: до 600 символов для наименования программы и до 500 для квалификации. Здесь разрешён большой набор знаков — скобки, кавычки обоих видов, двоеточие, точка с запятой, плюс, решётка, амперсанд, нижнее подчёркивание. Важно другое: наименование должно совпадать с тем, что напечатано в выданном документе, а не с тем, как программа называется в вашей внутренней номенклатуре.

Если квалификация не присваивается — а для программ повышения квалификации это норма, — в поле ставится «Нет». Оставлять пустым нельзя, поле обязательное.

СНИЛС и поля, обязательные только с 2021 года

Четыре поля шаблона ведут себя по-особому: их обязательность зависит от года выдачи документа. Это СНИЛС, форма обучения, источник финансирования и форма получения образования.

Формат СНИЛС — ххх-ххх-ххх хх, ровно 14 символов вместе с разделителями. Система проверяет контрольную сумму, то есть опечатка в одной цифре будет поймана. Пробел или дефис в начале и в конце запрещены, два подряд — тоже.

Практический вывод для архивных выгрузок: если вы вносите документы за 2018–2020 годы и СНИЛС в личных делах нет, поле можно оставить пустым — это законно. А вот для всего, что выдано с 2021 года российским гражданам, СНИЛС придётся собрать.

Поля из справочников: список допустимых значений

Одиннадцать полей шаблона заполняются не текстом, а выбором из выпадающего списка. Свой вариант написать нельзя — система сверяет значение с классификатором и отклоняет запись при расхождении даже в одной букве.

Три поля — область профессиональной деятельности, укрупнённые группы специальностей и уровень образования ВО/СПО — тоже выбираются из списка, но не обязательны: если информации нет, их оставляют пустыми.

Чек-лист перед подписанием файла

Проверка занимает пять минут и экономит цикл «подписал — зашифровал — загрузил — получил отказ», который отнимает полчаса.

1. Данные только на листе «Шаблон», лишних листов нет.
2. Столбцы не добавлены, не удалены и не переставлены местами.
3. Файл сохранён как «Книга Excel (*.xlsx)».
4. Розовые столбцы заполнены во всех строках. Пустых ячеек в них нет.
5. Серия и номер заполнены везде, кроме справок об обучении; там, где серии нет, стоит «Нет».
6. Даты в формате дд.мм.гггг, годы — четырьмя цифрами.
7. В ФИО нет двойных пробелов, нет пробела или дефиса в начале и конце.
8. Для документов с 2021 года заполнены СНИЛС (при гражданстве 643), форма обучения, источник финансирования и форма получения образования.
9. Оранжевые столбцы заполнены только у строк со статусом «Дубликат».
10. Зелёный столбец пуст.
11. Имя файла и название пакета — без пробелов и спецсимволов.

После этого файл подписывается электронной подписью и шифруется сертификатом сервера. Требования к подписи и шифрованию, а также разбор ошибок «невалидный файл» и «некорректная структура CMS-сообщения» — в статье про ошибки ФИС ФРДО.

На базе какого образования учился слушатель

Четыре столбца — O, P, Q и R — описывают документ, на базе которого человек получил ДПО. Формально они не обязательны, и большинство организаций оставляет их пустыми. Но именно здесь спрятана деталь, которая снимает частый вопрос: «а что ставить, если диплома у слушателя нет».

Столбец O «Уровень образования ВО/СПО» — выпадающий список, и в нём пять значений:

То есть «Стаж» и «Справка» — законные варианты, а не заглушки. Если организация принимает на программу повышения квалификации по стажу, это фиксируется именно так, а поля с серией и номером диплома остаются пустыми.

Столбцы P, Q и R — фамилия, серия и номер документа об образовании. Фамилия там своя не случайно: диплом мог быть выдан на девичью фамилию, а удостоверение ДПО — уже на текущую.

Два справочника, о размере которых стоит знать заранее

Столбцы L и M — область профессиональной деятельности и укрупнённые группы специальностей — необязательные, и их часто пропускают. Зря: они помогают реестру классифицировать программу, а заполняются выбором из списка.

Размеры списков в действующем шаблоне:

• Область профессиональной деятельности — 33 значения. От «Образование и наука», «Здравоохранение», «Культура, искусство» до «Сквозные виды профессиональной деятельности в промышленности».
• Укрупнённые группы специальностей — 468 значений. Тот самый список, в котором тяжело искать глазами: «Производство мебели», «Авиационная и ракетно-космическая техника», «Философские науки» и так далее.

Практический приём: не пролистывайте выпадающий список, а откройте лист «Проверки» в самом файле шаблона — все справочники лежат там столбцами. Найти нужное значение поиском по листу быстрее, чем прокруткой, а копировать в ячейку можно оттуда же.

Три поля с короткими списками полезно знать наизусть, потому что они обязательны для всех документов с 2021 года:

Обратите внимание: «дистанционная» формой обучения не является. Обучение с применением дистанционных технологий остаётся очным, очно-заочным или заочным — в реестр идёт одна из этих трёх форм.

Как проверить СНИЛС до загрузки, а не после отказа

Система проверяет контрольную сумму СНИЛС. Это значит, что опечатка в одной цифре будет поймана — но уже после того, как вы подписали, зашифровали и загрузили пакет. Проверить номер можно заранее, вручную: алгоритм открытый.

1. Возьмите первые 9 цифр номера (без контрольных двух).
2. Умножьте каждую цифру на её позицию, считая справа налево: первая цифра — на 9, вторая — на 8, и так до девятой, которую умножаете на 1.
3. Сложите все девять произведений.
4. Если сумма меньше 100 — это и есть контрольное число. Если равна 100 или 101 — контрольное число 00. Если больше 101 — возьмите остаток от деления на 101; если остаток снова окажется 100 или 101, контрольное число 00.
5. Сравните результат с последними двумя цифрами СНИЛС.

Пример: для номера 112-233-445 считаем 1×9 + 1×8 + 2×7 + 2×6 + 3×5 + 3×4 + 4×3 + 4×2 + 5×1 = 95. Значит, корректный СНИЛС — 112-233-445 95.

Отдельное правило для старых номеров: у СНИЛС, выданных до 001-001-998, контрольное число рассчитывается иначе, и проверка по этому алгоритму к ним не применяется.

Источники

• Инструкция по заполнению файла-шаблона для ДПО, редакция от 26.06.2025 — Рособрнадзор
• Файл шаблона ДПО (состав и заливка столбцов) — Рособрнадзор
• Руководство оператора поставщика данных модуля ФИС ФРДО (ДПО) — Рособрнадзор

Документы опубликованы на странице государственной функции «Формирование и ведение федерального реестра сведений о документах об образовании» на сайте Рособрнадзора. Состав полей и редакции инструкций периодически меняются — перед массовой выгрузкой имеет смысл заново скачать шаблон из модуля.

Часто задаваемые вопросы